Báo cáo
I – ĐẶC ĐIỂM CỦA BIÊN BẢN
1. Đọc các văn bản sau:
Văn bản 1
GIỮ MỘT TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ NỮ
ĐỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KỶ NIỆM HOẠT ĐỘNG ĐỘI
Tuần: 6
Khai mạc lúc 10 giờ ngày 7-10-2005.
Thành phần tham dự: 43 thành viên chi đội 9D.
Đại biểu: Trần Thị Thanh Hà – đội trưởng.
Chủ tịch: Lê Thanh Sơn.
Thư ký: Phan Thị Thùy Linh.
NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG
(1) Đồng chí Lê Thanh Sơn thay mặt Ban chỉ huy Đội đánh giá hoạt động của Đội trong tuần qua.
– Về học tập:
Cả nhóm đã học tập chăm chỉ.
Anh vẫn có vài người bạn nói chuyện riêng trong giờ học Tiếng Anh và Địa lý.
– Liên quan đến trật tự, vệ sinh môi trường:
Vẫn còn hiện tượng không mặc đồng phục, ăn mặc không phù hợp.
(2) Ý kiến của người dự họp:
– Phê bình một số cán bộ lớp chưa nghiêm túc trong sinh hoạt.
– Cần phải chăm học để chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam.
(3) Phát biểu của đại biểu Trần Thị Thanh Hà:
– Đánh giá cao sự cố gắng của tập thể 9D.
– Thông qua ý kiến tổ chức tháng thi đua học tập chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam.
(4) Bạn Lê Thanh Sơn lan truyền công việc của Tim vào tuần sau.
Buổi sinh hoạt Đội kết thúc lúc 10:45 sáng.
Chủ tịch
Lê Thanh Sơn Phan
thư ký
Thị Thùy Linh
Văn bản 2
CẢNH SÁT
CÔNG AN TP HÀ NỘI
Số:… BB/TLTV, PT
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
độc lập-Tự do-Hạnh phúc
———-
BIÊN BẢN TRẢ LẠI GIẤY TỜ, CHỨNG TỪ, PHƯƠNG TIỆN VI PHẠM HÀNH CHÍNH CHO CHỦ SỞ HỮU, NGƯỜI QUẢN LÝ HOẶC NGƯỜI SỬ DỤNG HỢP PHÁP
– Trên cơ sở Điều. 46, 57 và 61 của Quy tắc về Thủ tục Xử lý Tội nhẹ Hành chính ngày 2 tháng 7 năm 2002.
– Căn cứ Quyết định/Biên bản số:… ngày… tháng… năm… đến:
Ông bà):…
Chức vụ:…
Ký về:…
Hôm nay, vào hồi… giờ… phút, ngày… tháng… năm…
TRONG:…
Tôi:… Cấp bậc:… Chức vụ:…
Đơn vị công tác:…
– Lập biên bản giao trả tài liệu, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính của mình hoặc của tổ chức: …là:…
giấy tờ, tang vật, tài sản.
Nơi cư trú (hoặc địa chỉ):…
Nghề nghiệp (hoặc lĩnh vực hoạt động):…
Giấy tờ, tang vật, tài sản vi phạm hành chính được trả lại bao gồm:
+ Tên tang vật, phương tiện vi phạm hành chính
+ Số lượng
+ Đặc điểm, chủng loại, số hiệu, nhãn hiệu, ký hiệu, số đăng ký (nếu có), xuất xứ, tình trạng
+ Ghi chú
Biên bản được lập thành hai bản có nội dung và giá trị như nhau. Một bản giao cho cá nhân hoặc đại diện tổ chức vi phạm, một bản lưu hồ sơ. Ông, Bà (hoặc tổ chức) nêu trên đã tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, tang vật, phương tiện phạm tội nêu trên.
Biên bản được lập hồi… giờ… phút cùng ngày, được đọc đi đọc lại cho những người có tên trên nghe và xác nhận tính chính xác của họ và ký tên dưới đây.
NGƯỜI VI PHẠM
(HOẶC ĐẠI DIỆN TỔ CHỨC VI PHẠM)
(ký và ghi rõ họ tên)
NGƯỜI TẠO KỶ LỤC
(ký và ghi rõ họ tên)
2. Trả lời câu hỏi:
a) Đoạn văn ghi lại những sự kiện gì? (mục đích)
b) Nội dung và hình thức phải đạt những yêu cầu gì?
c) Văn bản 1 là biên bản hội nghị, Văn bản 2 là biên bản sự việc. Tôi xin liệt kê một số loại hồ sơ thường gặp trong thực tế.
II – CÁCH VIẾT BIÊN BẢN
Đọc lại văn bản ở mục I và trả lời các câu hỏi sau:
1. Phần mở đầu của biên bản gồm những gì? Làm thế nào để bạn đánh vần tiêu đề hồ sơ? (Lưu ý: các loại văn bản khác nhau có cách viết khác nhau.)
2. Nội dung biên bản như thế nào? Nhận xét cách ghi các nội dung này vào biên bản. Tính chính xác, cụ thể của biên bản có giá trị như thế nào?
3. Cuối biên bản gồm những phần nào? Những gì được viết trong phần chữ ký dưới biên bản?
4. Nội dung biên bản phải như thế nào?
| * Nhớ:
Biên bản là văn bản ghi lại trung thực, chính xác, đầy đủ một sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra. Người lập hồ sơ chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ. |
III – THỰC HÀNH
1. Hãy lựa chọn những tình huống cần lập biên bản trong các trường hợp sau:
a) Tiến độ, kết quả đại hội chi đoàn (hoặc chi hội).
b) Những nguyện vọng, đề xuất của lớp gửi đến giám đốc.
c) Tai nạn giao thông.
d) Lễ tân phòng xét nghiệm.
e) Một nhóm học sinh tự ý tổ chức tham quan, tham quan mà không xin phép giáo viên chủ nhiệm.
2. Ghi phần mở đầu, nội dung chính, phần kết thúc của biên bản họp giới thiệu đội viên ưu tú vào Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
*Soạn bài:
I. Đặc điểm của biên bản
Một. Biên bản dùng để ghi lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chính trị – xã hội, doanh nghiệp.
b. Về nội dung, biên bản phải ghi chính xác, cụ thể, trung thực, đầy đủ, khách quan sự việc; người lấy biên bản phải chịu trách nhiệm về độ tin cậy của biên bản. Về hình thức trình bày, biên bản phải đảm bảo hình thức rõ ràng, chặt chẽ:
– Tiêu đề:
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ (đối với chủ đề và biên bản hành chính);
+ Ghi tên;
+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham gia và trách nhiệm của họ;
– Phần nội dung: Ghi lại diễn biến và kết quả của sự việc.
– Kết thúc:
+ Thời gian kết thúc, chữ ký và họ tên của người chịu trách nhiệm chính, chữ ký và họ tên của người ghi chép;
+ Tài liệu, hiện vật kèm theo (nếu có).
Lời văn của biên bản phải rõ ràng, ngắn gọn và chính xác.
c. Văn bản 1 là biên bản cuộc họp, Văn bản 2 là biên bản sự việc. Đây cũng là 2 loại bản ghi mà chúng ta thường gặp trong thực tế.
II. Cách viết biên bản.
Để hiểu cách viết một bản ghi nhớ, hãy đọc bản ghi nhớ ở trên và những gợi ý về các yêu cầu của bản ghi nhớ. Sự chú ý hướng đến các điểm sau:
Một. Đoạn mở đầu của biên bản gồm những nội dung gì? Cách ghi tên biên bản (chức vụ, phông chữ)?
b. Nội dung cụ thể trong các loại biên bản không giống nhau nhưng cách trình bày nội dung thì tương đối giống nhau: trình bày diễn biến và kết quả của sự việc.
c. Cuối biên bản nhất định phải có chữ ký xác nhận ở cuối biên bản xác nhận vai trò của những người tham gia sự việc và trách nhiệm của họ đối với nội dung biên bản.
d. Nội dung của biên bản phải thể hiện được tính chính xác, rõ ràng và mạch lạc của nội dung biên bản.
III. Luyện tập
Câu hỏi 1:
– Các tình huống phải ghi biên bản: a, c, d.
– Tình huống (b): viết đơn; (e): viết kiểm điểm.
câu thơ thứ 2:
Ghi mở đầu, nội dung chính và kết thúc biên bản buổi giới thiệu đội viên ưu tú của chi đội với đoàn viên TNCS Hồ Chí Minh.
Xem lại các gợi ý trong phần trước. Lưu ý: Theo dõi diễn biến cuộc họp giới thiệu đoàn viên ưu tú vào Đoàn TNCS Hồ Chí Minh để ghi chú các mục trong biên bản.
